ZARZĄDZENIE Nr 62
Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu
z dnia 15 kwietnia 2020 r.
w sprawie szczególnych rozwiązań związanych z obiegiem i kontrolą dokumentów finansowych na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu w czasie trwania epidemii COVID-19
Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 23 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r., poz. 511 z późn. zm.)
z a r z ą d z a s i ę, co następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1
1. W związku z wprowadzonym stanem epidemii oraz przyjętymi rozwiązaniami służącymi zapobieganiu, przeciwdziałaniu rozprzestrzeniania się COVID-19, ustala się na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu, zwanym dalej „Uniwersytetem”, możliwość zastosowania w szczególnych przypadkach zmiany dotychczas obowiązujących procedur obiegu i zatwierdzania dowodów księgowych w postaci dopuszczenia dokonania opisów dokumentów księgowych w formie elektronicznej z wykorzystaniem służbowej poczty elektronicznej.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) kierowniku jednostki organizacyjnej – należy przez to rozumieć dziekana, prodziekana, kierownika innej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu lub jego zastępcę, którym rektor powierzył określone obowiązki i odpowiedzialność w zakresie gospodarki finansowej;
2) skanie – należy przez to rozumieć obraz dokumentu utrwalony w formacie PDF lub JPG.
Rozdział 2
Obieg dokumentów księgowych
§ 2
1. Każdy dokument księgowy (faktura, rachunek, nota itp.) przekazuje się w oryginale do zespołu administracyjno-gospodarczego danej jednostki bezpośrednio albo z jednostki centralnej dokonującej zakupu – w części toruńskiej lub do jednostki realizującej zamówienie – w części bydgoskiej Uniwersytetu .
2. Pracownik zespołu administracyjno-gospodarczego w części toruńskiej lub kierownik jednostki realizującej zamówienie w części bydgoskiej nanosi opis w zakresie jego kompetencji. Następnie wykonuje skan dokumentu i przesyła go pocztą elektroniczną do kolejnej osoby zobowiązanej do jego opisu.
3. W tytule maila należy zawrzeć informację identyfikującą opis z dokumentem źródłowym, tj. nazwę dokumentu źródłowego i jego numer, wystawcę dokumentu, datę wystawienia oraz kwotę, na którą dokument wystawiono.
4. W przypadku, gdy dokument dotyczy wydatku poniesionego z funduszy strukturalnych, programów międzynarodowych, grantów i innych źródeł zewnętrznych w tytule bądź treści maila należy umieścić również pełną nazwę projektu, którą stosuje się do opisu dokumentu papierowego.
5. Przekazywanie wiadomości pomiędzy uczestnikami ścieżki akceptacji może odbywać się wyłącznie z poczty służbowej, przy użyciu funkcji „przekaż”, tak aby w jednej wiadomości zawarte były opisy wszystkich osób dokonujących adnotacji.
6. Każda naniesiona w historii mailowej informacja dotycząca:
1) potwierdzenia wykonania usługi, dostawy towaru zgodnie z zamówieniem;
2) wskazania daty otrzymania dokumentu księgowego;
3) wskazania daty otrzymania towaru bądź wykonania usługi;
4) sprawdzenia, potwierdzenia pod względem merytorycznym, że wykonanie danej czynności jest (lub było) celowe, zgodne z planem lub zawartymi w umowie ustaleniami;
5) dokonania wpisu do inwentarza;
6) potwierdzenia, że zastosowano właściwy tryb zamówień publicznych i wskazania tego trybu;
7) uzupełnienia opisu o wszystkie istotne informacje niezbędne do zaksięgowania dokumentu jest potwierdzana bezpośrednio pod opisem, podpisem z imienia i nazwiska osoby dokonującej opisu.
7. Kierownik jednostki organizacyjnej po zatwierdzeniu dokumentu (jako ostatni) przekazuje wiadomość do kierownika zespołu administracyjno-gospodarczego w części toruńskiej lub kierownika jednostki realizującej zamówienie w części bydgoskiej Uniwersytetu.
8. Kierownik (pracownik) zespołu administracyjno-gospodarczego lub kierownik (pracownik) jednostki realizującej zamówienie w części bydgoskiej Uniwersytetu drukuje otrzymaną wiadomość i dołącza w sposób trwały do oryginału dokumentu, który następnie przesyła pocztą wewnętrzną do kancelarii ogólnej. Dokument po 24-godzinnej kwarantannie jest przekazywany odpowiednio do Działu Finansowego lub Działu Finansowego CM.
9. Zapisy w księgach rachunkowych, które zostały dokonane na podstawie dokumentów opisanych właściwie, w sposób określony w zarządzeniu, nie będą wymagały ponownego potwierdzenia podpisów po jego uchyleniu.
10. Określona w zarządzeniu forma opisu może dotyczyć wszystkich bądź części elementów opisu dokumentu i dopuszczalna jest tylko w sytuacji wykonywania pracy w sposób zdalny, a więc gdy nie ma możliwości dokonania opisu na dotychczas obowiązujących zasadach, a brak realizacji płatności zagrażałby zapewnieniu bieżącego funkcjonowania jednostki organizacyjnej.
Rozdział 3
Obieg umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej oraz rachunków do tych umów
§ 3
1. Wykonawcy umów cywilnoprawnych będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej:
1) posiadający kwalifikowany podpis elektroniczny – mogą składać w jednostkach organizacyjnych rachunki do zatwierdzenia w formie elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
2) nieposiadający kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jednocześnie zatrudnieni na Uniwersytecie na podstawie umowy o pracę lub mianowania oraz doktoranci Uniwersytetu – mogą skan własnoręcznie podpisanego i wypełnionego rachunku składać na adres poczty elektronicznej wskazany przez kierownika jednostki;
3) nieposiadający kwalifikowanego podpisu elektronicznego i nie zatrudnieni na Uniwersytecie na podstawie umowy o pracę lub mianowania oraz niebędący doktorantami Uniwersytetu – składają własnoręcznie podpisany rachunek w jednostce organizacyjnej, dla której realizują pracę.
2. Skan rachunku podpisany przez osobę potwierdzającą wykonanie umowy oraz osobę zatwierdzającą do zapłaty przekazuje się odpowiednio do Działu Płac (Działu Płac CM), Działu Nauki (Działu Nauki i Współpracy w Zagranicą CM) lub Działu Kształcenia (Działu Kształcenia CM) na adres poczty elektronicznej danego działu.
3. W przypadku gdy rachunek, o którym mowa w ust. 2, nie jest wypełniony całkowicie lub zawiera błędy, jest odesłany pocztą elektroniczną.
4. W przypadku, gdy rachunek przekazany został pocztą elektroniczną, w trybie, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki odpowiada za przekazanie odpowiednio do Działu Płac (Działu Płac CM), Działu Nauki (Działu Nauki i Współpracy w Zagranicą CM) lub Działu Kształcenia (Działu Kształcenia CM) oryginału rachunku z własnoręcznymi podpisami niezwłocznie po ich zebraniu, ale nie później niż w terminie 21 dni od dnia uchylenia zarządzenia.
5. Do oryginału rachunku, o którym mowa w ust. 4, należy dołączyć wydruk wiadomości, w której został przekazany skan rachunku.
6. Umowy (oryginały z własnoręcznymi podpisami stron) zawarte z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej wraz z dokumentami zgłoszeniowymi do ZUS są przekazywane do Działu Płac lub Działu Płac CM w terminie do siedmiu dni od ich zawarcia. W przypadku, gdy nie jest to możliwe, dopuszcza się przekazanie w tym terminie skanu podpisanej umowy wraz z dokumentami zgłoszeniowymi do ZUS drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej dplace@umk.pl w części toruńskiej lub place@cm.umk.pl w części bydgoskiej Uniwersytetu. Oryginał umowy (z własnoręcznymi podpisami) należy przekazać do Działu Płac lub Działu Płac CM w pierwszym możliwym terminie, ale nie później niż 21 dni od dnia uchylenia zarządzenia.
7. Warunkiem niezbędnym do wypłaty zatwierdzonego rachunku przekazanego w formie papierowej lub pocztą elektroniczną jest przekazanie odpowiednio do Działu Płac (Działu Płac CM), Działu Nauki (Działu Nauki i Współpracy w Zagranicą CM) lub Działu Kształcenia (Działu Kształcenia CM) oryginału umowy z własnoręcznymi podpisami, z wyłączeniem umów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zaleca się stosowanie zasad określonych w ust. 1-7, wyłącznie w sytuacjach, gdy nie jest możliwe procedowanie na oryginałach dokumentów, a brak realizacji płatności zagrażałby zapewnieniu bieżącego funkcjonowania jednostki organizacyjnej.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 kwietnia 2020 r.
R E K T O R
prof. dr hab. Andrzej Tretyn
