Koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym na podstawie Zarządzenia Rektora UMK w Toruniu Nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. Pracownicy, doktoranci, studenci oraz osoby wykonujące na rzecz Uniwersytetu prace w ramach umowy cywilno-prawnej, mogą wykorzystywać samochody prywatne (niebędące własnością Uniwersytetu) dla potrzeb realizacji zadań służbowych. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych jest możliwe po zawarciu z Uniwersytetem UMOWY (zał. nr 1 do ZR Nr 9 z 16.01.2023), przy spełnieniu wymogów określonych w § 2 w Zarządzeniu Rektora UMK w Toruniu Nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r.
Decyzja o wykorzystaniu samochodu prywatnego do realizacji podróży służbowej może być podjęta w szczególności, gdy:
- jest to uzasadnione ekonomicznie;
- skróci czas podróży;
- zabierany jest duży bagaż;
- brakuje dogodnej komunikacji publicznej;
- lub gdy podróżuje więcej niż jedna osoba delegowana.
Podróż samochodem prywatnym odbywa się na podstawie WNIOSKU ** o wyrażenie zgody na przejazd samochodem prywatnym zawierającego dodatkowo liczbę kilometrów po najkorzystniejszej trasie, uwzględniając odległość i czas przejazdu (należy podać trasę tam i z powrotem oraz dojazdy w miejscu docelowym, jeśli występują).
UMOWĘ z korzystającym z samochodu prywatnego zawiera osoba wskazana w § 5 ZR Nr 9 z 16.01.2023.
§ 6 ZR nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r.
- Korzystającemu przysługuje zwrot kosztów za przejazd w podróży w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów, w liczbie nie większej niż wskazana w poleceniu wyjazdu służbowego, i stawki za jeden kilometr przebiegu, w wysokości:
o dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,70 zł;
o dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,00 zł.
- Podstawą zwrotu kosztów przejazdu jest przedstawienie rozliczenia kosztów podróży w formie ustalonej przepisami o podróżach służbowych oraz ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez Korzystającego według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia i potwierdzonej przez dysponenta środków na etapie akceptacji dokumentu kosztowego w systemie WORK.
- W przypadku, gdy wskazana w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 2, liczba faktycznie przejechanych kilometrów jest niższa od liczby kilometrów określonej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie, zwrot kosztów przejazdu jest rozliczany z uwzględnieniem faktycznej liczby kilometrów.
- W przypadku, gdy wskazana w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 2, liczba faktycznie przejechanych kilometrów jest wyższa od liczby kilometrów określonej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie, zwrot kosztów przejazdu jest rozliczany z uwzględnieniem liczby kilometrów wskazanej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie.
- Wydatki związane z podróżą służbową niemające charakteru ryczałtowego wymagają udokumentowania w sposób przewidziany przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217), ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685 z późn. zm.), przepisami regulującymi zasady odbywania podróży służbowych oraz zgodnie z zarządzeniem Nr 90 Rektora UMK z dnia 30 kwietnia 2020 r. w sprawie zasad rozliczania kosztów związanych z krajowymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu (Biuletyn Prawny UMK z 2020 r., poz. 165).
- Zgodnie z § 17, pkt. 4. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167); ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą (tzw. dieta dojazdowa) nie przysługuje, jeżeli osoba delegowana odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem.
