Wyjeżdżający ma do wyboru jedną z dwóch poniższych opcji realizacji zakupu biletów lotniczych:
I. Indywidualny (samodzielny) zakup biletów - refundacja poniesionych kosztów po powrocie z wyjazdu:
Wyjeżdżający może dokonać samodzielnie zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego w biurze podróży lub bezpośrednio u przewoźnika. UMK dokonuje refundacji poniesionych kosztów po realizacji podróży na podstawie imiennej faktury wystawionej na imię i nazwisko Wyjeżdżającego (tzw. faktura na osobę fizyczną z prywatnymi danymi pasażera) / lub na podstawie imiennych biletów - jeśli przewoźnik nie wystawia faktur. Imienny dowód zakupu biletu stanowi załącznik do rozliczenia sporządzanego po powrocie z wyjazdu.
Jeśli płatność za bilet była dokonana inaczej niż gotówką, każdorazowo do zakupionego biletu należy dołączyć bankowe potwierdzenie płatności wygenerowane do pliku PDF z konta bankowego płatnika.
Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej
na osobę fizyczną są niedopuszczalne.
II. Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży:
Kolejność procedowania zakupu biletu przez UMK:
1. Pracownik Działu Nauki i Projektów CM informuje Wyjeżdżającego, o otrzymaniu zaakceptowanego "Wniosku o wyjazd za granicę", oraz zapotrzebowania w systemie WORK do realizacji, z jednoczesną prośbą o dokonanie przez wyjeżdżającego rezerwacji biletu w biurze podróży.
2. Wyjeżdżający kontaktuje się z biurem podróży, gdzie dokonuje rezerwacji biletu zgodnie z danymi podanymi we "Wniosku o wyjazd za granicę".
3. Biuro podroży przesyła ofertę zakupu biletu na adres mailowy pracownika Działu Nauki i Projektów CM: izabela.trykowska@cm.umk.pl
4. Jeśli biuro podróży nie jest w stanie wykupić biletu dla danej osoby wyjeżdżającej w ramach limitu podanego we "Wniosku o wyjazd za granicę", Dział Nauki i Projektów CM informuje o tym Wyjeżdżającego. W takim przypadku Wyjeżdżający powinien wystąpić do dysponenta środków o zwiększenie limitu na zakup biletu i wymagane jest złożenie dodatkowej rezerwacji środków w systemie WORK.
5. Po pozytywnej weryfikacji oferty na zakup biletu, Dział Nauki i Projektów CM zleca zakup biletu do biura podróży, z jednoczesną prośbą o wystawienie faktury dla UMK.
6. Biuro podróży przesyła fakturę do Dział Nauki i Projektów CM w celu jej opłacenia przez Dział Finansowy CM, a zakupione bilety do Wyjeżdżającego.
Informujemy, że:
1. koszty dojazdu z Bydgoszczy do lotniska lub dworca kolejowego w Polsce rozliczane są w ramach delegacji krajowych, przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w WORK na koszty delegacji krajowych należy składać odrębnie od kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej)
2. koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym na podstawie Zarządzenia Rektora UMK w Toruniu Nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. Pracownicy, doktoranci, studenci oraz osoby wykonujące na rzecz Uniwersytetu prace w ramach umowy cywilno-prawnej, mogą wykorzystywać samochody prywatne (niebędące własnością Uniwersytetu) dla potrzeb realizacji zadań służbowych. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych jest możliwe po zawarciu z Uniwersytetem UMOWY (zał. nr 1 do ZR Nr 9 z 16.01.2023), przy spełnieniu wymogów określonych w § 2 w Zarządzeniu Rektora UMK w Toruniu Nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r.
Decyzja o wykorzystaniu samochodu prywatnego do realizacji podróży służbowej może być podjęta w szczególności, gdy:
- jest to uzasadnione ekonomicznie;
- skróci czas podróży;
- zabierany jest duży bagaż;
- brakuje dogodnej komunikacji publicznej;
- lub gdy podróżuje więcej niż jedna osoba delegowana.
Podróż samochodem prywatnym odbywa się na podstawie WNIOSKU ** o wyrażenie zgody na przejazd samochodem prywatnym zawierającego dodatkowo liczbę kilometrów po najkorzystniejszej trasie, uwzględniając odległość i czas przejazdu (należy podać trasę tam i z powrotem oraz dojazdy w miejscu docelowym, jeśli występują).
UMOWĘ z korzystającym z samochodu prywatnego zawiera osoba wskazana w § 5 ZR Nr 9 z 16.01.2023.
§ 6 ZR nr 9 z dnia 16 stycznia 2023 r.
- Korzystającemu przysługuje zwrot kosztów za przejazd w podróży w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów, w liczbie nie większej niż wskazana w poleceniu wyjazdu służbowego, i stawki za jeden kilometr przebiegu, w wysokości:
o dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,70 zł;
o dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,00 zł.
- Podstawą zwrotu kosztów przejazdu jest przedstawienie rozliczenia kosztów podróży w formie ustalonej przepisami o podróżach służbowych oraz ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez Korzystającego według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia i potwierdzonej przez dysponenta środków na etapie akceptacji dokumentu kosztowego w systemie WORK.
- W przypadku, gdy wskazana w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 2, liczba faktycznie przejechanych kilometrów jest niższa od liczby kilometrów określonej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie, zwrot kosztów przejazdu jest rozliczany z uwzględnieniem faktycznej liczby kilometrów.
- W przypadku, gdy wskazana w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 2, liczba faktycznie przejechanych kilometrów jest wyższa od liczby kilometrów określonej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie, zwrot kosztów przejazdu jest rozliczany z uwzględnieniem liczby kilometrów wskazanej w poleceniu wyjazdu służbowego i umowie.
- Wydatki związane z podróżą służbową niemające charakteru ryczałtowego wymagają udokumentowania w sposób przewidziany przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217), ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685 z późn. zm.), przepisami regulującymi zasady odbywania podróży służbowych oraz zgodnie z zarządzeniem Nr 90 Rektora UMK z dnia 30 kwietnia 2020 r. w sprawie zasad rozliczania kosztów związanych z krajowymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu (Biuletyn Prawny UMK z 2020 r., poz. 165).
