W przypadku, gdy wyjazd zagraniczny związany jest z odpłatnym udziałem w konferencji/warsztatach/szkoleniach itp., należy podać organizatorowi następujące dane do wystawienia faktury za wpisowe:
Nicolaus Copernicus University in Torun,
Gagarina 11, 87-100 Torun / Poland,
PL8790177291,
w opisie usługi powinno być wymienione imię i nazwisko Wyjeżdżającego.
Faktura musi zawierać pełne dane kontrahenta wraz z danymi bankowymi do przelewu, tj. IBAN i kod SWIFT/BIC lub inne szczegóły do przelewu zagranicznego, gdy kontrahent jest z poza strefy SWIFT.
(Faktury, które zostały już opłacone przez Wyjeżdżającego nie muszą zawierać danych do przelewu.)
Uczestnik wydarzenia ma obowiązek zweryfikować poprawność danych na fakturze, zwracając szczególną uwagę na to, czy numer podatkowy (NIP) jest poprzedzony oznaczeniem kraju "PL", a w przypadku zauważenia braków lub błędów, uczestnik konferencji ma prawo i obowiązek ubiegać się o skorygowanie danych na fakturze, zgłaszając niezwłocznie zauważone braki lub błędy do wystawcy faktury.
Pełna nazwa, adres i NIP UMK muszą widnieć na fakturze za udział w konferencji zawsze i niezależnie, czy przedpłata dokonywana jest bezpośrednio z rachunku bankowego CM UMK przez Dział Finansowy CM UMK, czy Wyjeżdżający opłaca ją samodzielnie, aby następnie przedłożyć fakturę do refundacji.
UWAGA: jest to wyjątek pośród dokumentów dotyczących kosztów podróży zagranicznej, gdyż wszystkie pozostałe koszty wyjazdu opłacone bezpośrednio przez Wyjeżdżającego, należy udokumentować na podstawie imiennej faktury na osobę fizyczną (bez danych UMK); np. samodzielny zakup biletów, noclegów i innych niezbędnych usług związanych z odbywaną podróżą zagraniczną.
Oryginalny plik elektroniczny z fakturą w formacie PDF otrzymany od organizatora należy przesłać niezwłocznie po jej wystawieniu do DZIAŁU NAUKI I PROJEKTÓW na adres mailowy: izabela.trykowska@cm.umk.pl
wraz z:
1. bankowym potwierdzeniem płatności wygenerowanym z konta bankowego do pliku PDF – jeśli faktura jest już opłacona;
2. lub z informacją, że faktura ma zostać opłacona przez Dział Finansowy CM UMK;
3. lub z informacją, że faktura została opłacona w inny sposób.
W temacie maila proszę podać: imię i nazwisko Wyjeżdżającego, kraj wyjazdu i termin wyjazdu.
DZIAŁ NAUKI I PROJEKTÓW niezwłocznie po otrzymaniu faktury proceduje refundację na podane w potwierdzeniu płatności konto bankowe lub zleca dokonanie płatności przez Dział Finansowy CM UMK.
Uwaga:
Brak zaakceptowanego w systemie WORK zapotrzebowania do realizacji przez DZIAŁ NAUKI I PROJEKTÓW CM oraz wymaganej zgody na dokonanie przedpłaty, uniemożliwia procedowanie wszelkich płatności i refundacji.
WAŻNE!
W przypadku przekazania do opłaty faktury PROFORMA, lub innego dokumentu finansowego, który nie jest fakturą, Wyjeżdżający zobowiązany jest bezpośrednio po dokonaniu opłaty przez Dział Finansowy CM UMK lub najpóźniej niezwłocznie po powrocie z wyjazdu przekazać do DZIAŁU NAUKI I PROJEKTÓW CM oryginał faktury właściwej (INVOICE), pod rygorem obciążenia Wyjeżdżającego kwotą uiszczoną przez Uniwersytet na podstawie wcześniej dostarczonego dokumentu wzywającego do dokonania opłaty.
(Zgodnie z § 4, punkt 7, ZR nr 144 z dnia 26 sierpnia 2024)
UWAGA
Prosimy nie drukować faktur elektronicznych i nie dokonywać na nich żadnych odręcznych opisów, zarówno na odwrocie dokumentu jak i z przodu dokumentu, oraz nie przesyłać do DZIAŁU NAUKI I PROJEKTÓW CM w formie papierowej.
W przypadku, gdy wymagana jest przedpłata, konieczne jest dołączenie zgody na dokonanie przedpłaty zgodnie z Pismem Okólnym Rektora UMK nr 13 z dn. 03.12.2024 r.).
WAŻNE!
Osoby niezatrudnione na UMK (studenci, doktoranci) są zobowiązani do dołączenia do faktury za wpisowe -> Oświadczenie podatnika do PIT". "Oświadczenie podatnika do PIT" składają także osoby powiązane z UMK poprzez umowę cywilno-prawną, jeśli ta umowa nie reguluje kwestii rozliczeń podatkowych.
Wypełniony formularz należy przedłożyć w swojej jednostce (dziekanat/sekretariat) do podpisu przez osobę odpowiedzialną w jednostce za rozliczanie świadczeń, a następnie w oryginale należy przekazać do DZIAŁU NAUKI I PROJEKTÓW CM.
