INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU ANULOWANIA
WYJAZDU ZAGRANICZNEGO
1. W pierwszej kolejności należy poinformować DZIAŁ NAUKI I PROJEKTÓW CM, o anulowaniu wyjazdu, powodach anulowania i kosztach jakie zostały poniesione w związku z planowanym wyjazdem.
2. Następnie należy niezwłocznie zwrócić się do organizatorów wydarzenia, linii lotniczych, hoteli itp.:
- poinformować o anulowaniu wyjazdu;
- zwrócić się o zwrot poniesionych wydatków;
- oraz zwrócić się o wystawienie faktury korygującej na uprzednio poniesiony wydatek (opłata konferencyjna, bilety, noclegi itp.).
3. Po skompletowaniu niezbędnej dokumentacji, w tym ewentualnej korespondencji w sprawie ubiegania się o zwrot poniesionych kosztów, należy wypełnić WNIOSEK O ROZLICZENIE ANULOWANEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO.
4. Wypełniony wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki, należy przedłożyć do podpisu dysponenta środków i wskazania źródła finansowania powstałej straty. Ewentualna zmiana do pierwotnego źródła finansowania wymaga ponownego dokonania rezerwacji środków w systemie WORK.
5. Następnie należy złożyć wniosek do DZIAŁU NAUKI I PROJEKTÓW CM, . Do wniosku należy dołączyć wszelkie dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki, a także wszelkie uzyskane faktury korygujące oraz dokumentację potwierdzającą działania podjęte na rzecz odzyskania poniesionych wydatków. DZIAŁ NAUKI I PROJEKTÓW CM, weryfikuje otrzymane dokumenty i przekazuje do akceptacji Rektora.
6. Otrzymaną na wyjazd zaliczkę, należy zwrócić na rachunek bankowy Uniwersytetu, z którego zaliczka została wypłacona, w terminie 3 dni od dnia anulowania wyjazdu. W tytule przelewu należy wpisać: „Zwrot zaliczki, wyjazd anulowany, imię i nazwisko, kraj i termin planowanego wyjazdu”.
7. Jeśli z otrzymanej dokumentacji wynika potrzeba rozliczenia anulowanego wyjazdu, DZIAŁ NAUKI I PROJEKTÓW CM, dokonuje rozliczenia na formularzu "Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej".
Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi zagranicznych wyjazdów służbowych udziela pracownik DZIAŁU NAUKI I PROJEKTÓW CM:
Izabela Trykowska, e-mail: izabela.trykowska@cm.umk.pl
Budynek F pokój 41 w Bydgoszczy
Tel. 52 585 33 91
INFORMACJA: W przypadku anulowania wyjazdów z grantów finansowanych z innych źródeł, należy skontaktować się z odpowiednim działem merytorycznym , celem ustalenia dalszego toku postępowania.
