Często zadawane pytania - FAQ
Przydatne adresy

Przed rozpoczęciem studiów w ramach programu ERASMUS+  informacje o rekrutacji.

Learning Agreement + Guidelines należy wypełnić komputerowo (dokumenty wypełniane odręcznie nie będą akceptowane).
LA musi być podpisany przez trzy strony (studenta, CM UMK, uczelnię zagraniczną) przed wyjazdem studenta do uczelni zagranicznej.

Uznanie akademickie (zaliczenie okresu studiów) jest jednym z podstawowych warunków wyjazdów w ramach programu Erasmus+. Oznacza ono, że „wszystkie osiągnięcia i przypisane do nich punkty ECTS zgromadzone przez studenta podczas mobilności, które były wpisane do ostatecznej wersji LA są uznane przez uczelnię wysyłającą do dorobku studenta gromadzonego w celu uzyskania kwalifikacji (dyplomu) bez potrzeby ponownego uczestnictwa studenta w jakichkolwiek zajęciach czy egzaminach.

Przed wyjazdem student powinien ustalić z wydziałem, czy będzie istniał obowiązek zaliczenia dodatkowych przedmiotów po powrocie (ze względu na to, że w uczelni zagranicznej nie będzie możliwe uzyskanie określonych efektów kształcenia). W takiej sytuacji konieczne jest przygotowanie przed wyjazdem aneksu do LA z wyszczególnieniem przedmiotu/przedmiotów do obowiązkowego zaliczenia po powrocie. Aneks jest pisemnym porozumieniem zawieranym w języku polskim pomiędzy studentem a dziekanem/pełnomocnikiem dziekana ds. mobilności (nie ma narzuconego wzoru). 

 I. PROCEDURA WERYFIKACJI I PODPISYWANIA LEARNING AGREEMENT BEFORE MOBILITY:

1. Prosimy o przesłanie LA w wersji edytowalnej do weryfikacji formalnej na adres: erasmus@cm.umk.pl 
2. Po otrzymaniu potwierdzenia weryfikacji student wysyła mailowo podpisaną przez siebie wersję LA do Pełnomocnika ds. mobilności
3. Pełnomocnik odsyła studentowi podpisane LA
4. Student przesyła LA do Instytucji Zagranicznej, a następnie odsyła LA podpisane przez wszystkie strony do DNIP

List akceptacyjny z Uczelni zagranicznej
Po otrzymaniu podpisane LA Student powinien otrzymać z Uczelni Zagranicznej list potwierdzający faktyczne daty pobytu (invitation letter / acceptance letter). Dokument ten jest niezbędny do wyliczenia dokładnej długości pobytu i jest załącznikiem do Podania do Rektora.

Podanie do Rektora
Po otrzymaniu potwierdzenia zaakceptowania z uczelni zagranicznej konieczne jest złożenie podania z prośbą o zgodę na wyjazd do prof. dr hab. Przemysława Nehringa, Prorektora ds. Kształcenia.

Podanie o zgodę na wyjazd na studia (pierwszego i drugiego stopnia, jednolite)
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

• Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta na adres: erasmus@cm.umk.pl 
• DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni

Podanie o zgodę na wyjazd na studia (studia doktoranckie)
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

• Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta, Kierownika Studiów Doktoranckich oraz Promotora/Opiekuna Naukowego na adres: erasmus@cm.umk.pl 
• DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni

Podanie o zgodę na wyjazd na studia (szkoły doktorskie)
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

• Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta, Dyrektora Szkoły Doktorskiej oraz Promotora/Opiekuna Naukowego na adres: erasmus@cm.umk.pl 
• DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni  

 Ponadto studenci ostatniego roku studiów licencjackich i magisterskich powinni poinformować promotorów o wyjeździe oraz uzgodnić (w formie pisemnej) sposób kontaktowania się i zaliczenia seminarium

OŚWIADCZENIE O PLANOWANEJ EKOPODRÓŻY (GREEN TRAVEL)  (jeśli dotyczy)

II. UMOWA Z UMK
Umowa indywidualna z UMK jest dokumentem określającym prawa i obowiązki studenta związane z uczestnictwem w programie Erasmus+. Generowana jest z systemu USOS i podpisywana przez studenta w DNiP przed wyjazdem. Ze strony UMK umowę podpisuje prof. dr hab. Przemysław Nehring, Prorektor ds. Kształcenia. 

Wzór umowy indywidualnej opracowuje Narodowa Agencja Programu Erasmus+ i jest udostępniany po podpisaniu umowy pomiędzy UMK a Narodową Agencją (najczęściej w maju-czerwcu) na stronie.
Umowę można podpisać najwcześniej na miesiąc przed planowanym rozpoczęciem pobytu w uczelni zagranicznej, nie później jednak niż na 2 tygodnie przed wyjazdem (w innym przypadku termin wypłaty stypendium przed rozpoczęciem pobytu w uczelni zagranicznej może nie być dochowany). Student musi podpisać umowę w DNiP osobiście.

Do sporządzenia umowy wymagane są:

1. zgoda Prorektora ds. Kształcenia na wyjazd (czytelny skan lub oryginał)
2. kserokopia Learning Agreement (wersja obowiązująca w programie Erasmus+)
3. informacja z uczelni zagranicznej (mail lub tzw. list zapraszający) potwierdzająca akceptację i zawierająca konkretne daty pobytu (wydruk / kserokopia)
4. kserokopia ubezpieczenia / ubezpieczeń w zakresie kosztów leczenia (KL), NNW i OC ZAWODOWEGO, obowiązujących w kraju uczelni przyjmującej w okresie wyjazdu i na czas podróży
5. zaświadczenie z Dziekanatu o ukończeniu I roku studiów (dotyczy tylko studentów, którzy zostali zakwalifikowani na wyjazd w semestrze zimowym II roku studiów licencjackich)
6. wypełniony formularz konta walutowego, jeśli student chce otrzymać stypendium na konto walutowe prowadzone w EUR (student musi być właścicielem lub współwłaścicielem rachunku bankowego. Przelewy na rachunki osób trzecich nie będą realizowane)
7. kopia orzeczenia o stopniu niepełnosprawności - dotyczy osób z tzw. mniejszymi szansami, które kwalifikują się do otrzymania dodatku w wys. 250 EUR/mies.  
   

Procedura podpisania umowy (do wyboru jedna z opcji)

• w Dziale Nauki i Projektów CM - tylko po wcześniejszym umówieniu się na spotkanie na konkretny dzień i godzinę. Student/absolwent musi podpisać umowę osobiście
• w przypadku, gdy student/absolwent nie może podpisać umowy w DNiP osobiście, może upoważnić notarialnie do podpisania umowy inna osobę. Upoważnienie należy dostarczyć do DNiP najpóźniej w dniu podpisywania umowy
• drogą mailową - Student / absolwent otrzymuje dokumenty drogą mailową Niezbędne jest ich wydrukowanie (w kolorze) w dwóch egzemplarzach i odesłanie skanu podpisanych dokumentów na adres: erasmus@cm.umk.pl oraz oryginałów na adres DNiP

III. DOKUMENTY W TRAKCIE REALIZACJI STUDIÓW W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+

IIIa .Zmiana programu studiów Learning Agreement during mobility Wprowadzenie zmian do programu studiów jest opcjonalne. Należy zachować pierwotną wersję LA bez zmian w tabelach A, B i/lub C . Po przyjeździe do uczelni zagranicznej może się okazać, że będzie konieczne wprowadzenie zmian do LA (np. usunięcie lub dodanie przedmiotu, zmiana liczby punktów ECTS, zmiana kodu przedmiotu). W takiej sytuacji należy wypełnić drugą część LA (część Changes to the Learning Agreement z tabelami A2, B2 i/lub C2), uzyskać podpis uczelni zagranicznej oraz przesłać skan dokumentu do DNiP.

Na dopełnienie całej procedury wprowadzania zmian do LA (wprowadzenie przedmiotów, uzyskanie akceptacji UMK, zatwierdzenie przez uczelnię zagraniczną) student ma 5 tygodni od momentu rozpoczęcia zajęć w uczelni zagranicznej (zgodnie z datami pobytu określonymi w indywidualnej umowie z UMK).

III b. Przedłużenie / skrócenie pobytu w uczelni zagranicznej
W przypadku zaistnienia konieczności zmiany okresu studiów w uczelni zagranicznej, należy pamiętać, że każda modyfikacja wymaga uzgodnienia i akceptacji UMK w formie pisemnej. Samowolne przedłużenie pobytu, bez zgody UMK, jest traktowane jako naruszenie umowy. Takie dodatkowe dni pobytu, potwierdzone przez uczelnię zagraniczną w zaświadczeniu, odliczają się od kapitału mobilności danego studenta, pomimo tego, że przedłużenie nie podlegało finansowaniu.

III c. Przedłużenie ze względu na sesję egzaminacyjną  
Learning Agreement during mobility. W przypadku zmian do programu, wynikających z przedłużenia okresu mobilności, student musi dokonać zmian najpóźniej na miesiąc przed ustalonym w umowie indywidualnej terminem zakończenia pobytu na stypendium.

Podanie do Rektora
Podanie należy przesłać do DNiP przynajmniej na miesiąc przed zakończeniem umowy. Podania przesłane po zakończeniu indywidualnej umowy zostaną odrzucone. Do podania należy obowiązkowo załączyć pisemną informację z uczelni zagranicznej, potwierdzającą termin/terminy egzaminu/egzaminów. Na okres przedłużenia ze względu na sesję zostanie przyznane stypendium Erasmus+, w miarę dostępności środków finansowych oraz zgodnie z ogólnymi zasadami naliczania stypendium 

Podanie o zgodę na przedłużenie studiów w ramach programu Erasmus+ (studenci) 
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

1. Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta na adres: erasmus@cm.umk.pl 
2. DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczeln

Podanie o zgodę na na przedłużenie praktyki w ramach programu Erasmus+(szkoły doktorskie) 
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania

1. Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta, Dyrektora Szkoły Doktorskiej oraz Promotora/Opiekuna Naukowego na adres: erasmus@cm.umk.pl
2. DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni 

Aneks do Umowy indywidualnej studenta.
Aneks przygotowuje DNiP. 
Procedura podpisania Aneksu

Do sporządzenia Aneksu wymagane są następujące dokumenty: 

• Podanie podpisane przez władze uczelni
• Kserokopia ubezpieczenia ważnego w całym okresie mobilności.

III d. Przedłużenie pobytu na drugi semestr
Możliwe są przedłużenia wyłącznie z semestru zimowego na semestr letni (pobyt w uczelni zagranicznej musi się rozpocząć i zakończyć w ramach tego samego roku akademickiego). Uczelnia zagraniczna oraz UMK nie mają obowiązku udzielenia zgody na przedłużenie pobytu o kolejny semestr.  Podanie do Rektora Podanie musi być przesłane (w formie skanu lub pocztą) w jednym egzemplarzu wyłącznie do DNiP przynajmniej na miesiąc przed zakończeniem umowy. Podania będą przyjmowane wyłącznie do 6 lutego 2024 r. Informacja o ewentualnym dofinansowaniu przedłużenia pobytu zostanie przekazana studentom najpóźniej w pierwszych dniach marca 2024 r. 

Podanie o zgodę na przedłużenie studiów w ramach programu Erasmus+(studenci) 
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

1. Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta na adres: erasmus@cm.umk.pl 
2. DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni

Podanie o zgodę na na przedłużenie praktyki w ramach programu Erasmus+ (studia doktoranckie) 
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

1. Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta, Kierownika Studiów Doktoranckich oraz Promotora/Opiekuna Naukowego na adres: erasmus@cm.umk.pl 
2. DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni

Podanie o zgodę na na przedłużenie praktyki w ramach programu Erasmus+ (szkoły doktorskie) Learning Agreement during mobility
Procedura weryfikacji i podpisywania Podania:

1. Prosimy o przesłanie skanu Podania podpisanego przez Studenta, Dyrektora Szkoły Doktorskiej oraz Promotora/Opiekuna Naukowego na adres: erasmus@cm.umk.pl
2. DNIP odsyła studentowi Podanie podpisane przez władze uczelni 
3. Do podania musi być dołączone zaświadczenie z uczelni zagranicznej o akceptacji na semestr letni.
   

Aneks do Umowy indywidualnej studenta. Aneks przygotowuje DNiP. 
Procedura podpisania Aneksu. Do sporządzenia Aneksu wymagane są następujące dokumenty: 

1. Podanie podpisane przez władze uczelni
2. Kserokopia ubezpieczenia ważnego w całym okresie mobilności

IV. SKRÓCENIE POBYTU
Skrócenie pobytu w uczelni zagranicznej z innych względów niż tzw. siła wyższa jest możliwe, jeśli nie będzie miało wpływu na realizację programu studiów (np. skrócenie po wcześniejszym zaliczeniu wszystkich egzaminów) oraz nie naruszy zasad programu Erasmus+ odnośnie minimalnej długości pobytu na studiach (tj. 60 dni zgodnie z kalkulatorem w Beneficiary Module). Każdy przypadek skrócenia pobytu jest traktowany indywidualnie - w sprawie szczegółowej procedury należy skontaktować się z DNiP. Każde skrócenie pobytu wiąże się z weryfikacją finansową umowy indywidualnej. Skrócenia powyżej 5 dni (zgodnie z kalkulatorem długości pobytu w systemie Beneficiary Module) wiążą się z koniecznością zwrotu różnicy w należnej sumie stypendium.

V. ROZLICZENIE WYJAZDU
Rozliczenie wyjazdu pod względem formalnym odbywa się w DNiP. Wydział natomiast rozlicza wyjazd pod względem merytorycznym. W ciągu 30 dni kalendarzowych od zakończenia umowy student jest zobowiązany do dostarczenia/przesłania do DNiP następujących dokumentów:

• Learning Agreement - wersja pierwotna wraz z ewentualnymi zmianami, zatwierdzona przez wszystkie strony (studenta, UMK, uczelnię zagraniczną) - oryginał lub skan
• Transcript of Records / Learning Agreement after mobility, czyli wykaz ocen i zaliczeń z uczelni zagranicznej – oryginał lub skan. Jeśli nie będzie możliwe uzyskanie TR przed wyjazdem z uczelni zagranicznej (np. ze względu na długą procedurę), można przedstawić indywidualne zaświadczenia od każdego z wykładowców, zawierające nazwisko studenta, nazwę przedmiotu oraz informację o uzyskanej ocenie i punktach ECTS
• zaświadczenie o dokładnej długości pobytu  - Confirmation of stay -  (imienne, na firmowym papierze, podpisane i opieczętowane) wydane przez uczelnię zagraniczną – oryginał lub skan

Jeżeli uczelnia partnerska nie posiada własnego formularza zaświadczenia, można wykorzystać wzór Zaświadczenie o długości pobytu.
Data wystawienia zaświadczenia o długości pobytu nie może być wcześniejsza niż poświadczana data zakończenia pobytu w uczelni zagranicznej. W przeciwnym wypadku za datę zakończenia pobytu będzie uznana data wystawienia dokumentu. 

 Oświadczenie o zrealizowanej ekopodróży (szczegółowe informacja na dole strony)

 V a. Wymagane jest również wypełnienie w ciągu 30 dni kalendarzowych 2 ankiet:

1. ankieta UMK 

2. ankieta Komisji Europejskiej w systemie Beneficiary Module. Każdy student otrzyma z systemu indywidualne mailowe zaproszenie

Na podstawie przedstawionych dokumentów oraz wypełnionych ankiet nastąpi rozliczenie wyjazdu studenta pod względem formalnym i zostanie wypłacona ostatnia rata stypendium. Następnie wszystkie dokumenty związane z wyjazdem zostaną odesłane na wydział, gdzie, po rozliczeniu merytorycznym, powinny ostatecznie znaleźć się w teczce studenta.
Rozliczenie formalne wszystkich wyjazdów musi się zakończyć do 15 marca 2023 r. Narodowa Agencja Programu Erasmus+ kontroluje dokumenty wybranej grupy studentów. Brak któregokolwiek z dokumentów lub ankiety może być podstawą wezwania studenta do zwrotu całego wypłaconego mu stypendium.
Rozliczenie merytoryczne wyjazdu odbywa się na wydziale/w szkole doktorskiej. Zaliczenie przedmiotów realizowanych podczas wymiany studenckiej z innymi uczelniami dokonuje dziekan/dyrektor szkoły doktorskiej. Rozliczenie merytoryczne wyjazdu odbywa się za pośrednictwem systemu USOS. Wpisaniem zaliczeń (TR) do systemu zajmuje się dziekanat.

Wszystkie przedmioty wpisane w LA powinny się znaleźć w TR:

• jeżeli w TR będzie przedmiot, którego nie ma w LA, to wydział nie ma obowiązku jego uznania
• jeżeli w TR nie będzie przedmiotu wpisanego w LA, oznaczać to będzie, że przedmiot nie został zaliczony i wydział/szkoła doktorska ma prawo wyegzekwować brakujące punkty ECTS (np. obowiązek zaliczenia innego przedmiotu w UMK)
• w przypadku niezaliczenia całego zaplanowanego programu studiów (brak TR lub 0 ECTS w TR), jednostka macierzysta studenta ma prawo nie rozliczyć semestru/roku w UMK. Po osiągnięciu wszystkich wymaganych efektów kształcenia student zostanie ostatecznie rozliczony z etapu studiów odbytego w uczelni zagranicznej.

VI. POZOSTAŁE DOKUMENTY

1. Karta Studenta Erasmus+
2. Kalkulator do wyliczania długości pobytu i wysokości stypendium

Stypendium Erasmus+ jest wypłacane w EURO lub PLN. W przypadku stypendium wypłacanego w EUR student może podać dane rachunku walutowego lub złotówkowego, przy czym:

• rachunek walutowy prowadzony jest w EUR w banku działającym w Polsce lub w banku zagranicznym i obsługującym przelewy w systemie SEPA, UMK pokryje wyłącznie koszt wysłania przelewu, a nie pokryje kosztów banków trzecich
• stypendium jest przelewane w EUR na konto polskie złotówkowe, jeśli student nie podał danych rachunku walutowego. Przewalutowania stypendium dokonuje bank studenta. Numer rachunku bankowego w PLN jest automatycznie pobierany do umowy z USOSa. Dane rachunku w PLN może wprowadzić i zmienić w USOSie wyłącznie dziekanat
• zwrot stypendium w przypadku ewentualnego skrócenia pobytu, w obydwu powyższych przypadkach, odbywa się w EUR na konto Uczelni prowadzone w EUR

W czasie pobytu na stypendium Erasmus+ student zachowuje prawo do innych stypendiów (np. naukowego, socjalnego, doktoranckiego). W przypadku studentów UMK będących obywatelami Polski stypendium jest nieopodatkowane. W przypadku studentów UMK nie będących obywatelami Polski, kwestia opodatkowania stypendium ustalana jest indywidualnie (na podstawie np. umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania).

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

STYPENDIUM ERASMUS+ DLA OSÓB Z MNIEJSZYMI SZANSAMI
Studenci w trudnej sytuacji materialnej (otrzymujący w momencie rekrutacji stypendium socjalne lub którzy otrzymają decyzję o przyznaniu stypendium socjalnego do momentu podpisania umowy indywidualnej) otrzymają dodatkowo 250 EUR/mies. doliczone do stawki podstawowej.
Studenci, którzy posiadają orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, będą otrzymywali dodatkowo 250 EUR/mies., jako zwiększenie stawki podstawowej. Kwota dodatku dla studentów z mniejszymi szansami, tj. 250 EUR/mies., jest niezależna od stopnia niepełnosprawności. Warunkiem zwiększenia podstawowej stawki stypendialnej Erasmus+ będzie przedstawienie w DNiP oryginału orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, obejmującego okresem ważności cały okres fizycznej mobilności.
Dodatki dla studentów z mniejszymi szansami nie kumulują się tzn. student nie może otrzymać dodatkowo 500 EUR/mies.

ZIELONA PODRÓŻ 
Studenci, którzy w ramach podróży do uczelni przyjmującej skorzystają ze zrównoważonych środków transportu (tzw. green travel/ekopodróż) będą uprawnieni do otrzymania jednorazowego dodatku w wysokości 50 EUR oraz do naliczenia stypendium Erasmus+ do max. 4 dni na podróż w obie strony - oświadczenie o planowanej ekopodróży
Podpisane przez studenta oświadczenie o zrealizowanej ekopodróży musi zostać dostarczone/przesłane do DNiP w formie oryginału w ciągu 6 tyg. od zakończenia mobilności (licząc od terminu zakończenia pobytu wskazanego w zaświadczeniu z uczelni przyjmującej).

Do oświadczenia będą dołączone:

• kopie biletów/rachunków za bilety potwierdzających przejazd - w przypadku podróży publicznym transportem zbiorowym innym niż samolot np. koleją/autokarem/busem
• dane dot. nr rejestracyjnego samochodu oraz imię i nazwisko/imiona i nazwiska osób podróżujących razem ze studentem - w przypadku wspólnego przejazdu samochodem osobowym (min. 2 osoby)

Szczegółowe zasady przyznawania dofinansowania w związku z ekopodróżą zostały opublikowane w Zasadach wstępnej rekrutacji na zagraniczne wyjazdy na studia w roku akademickim 2023/2024 oraz Aneksach, które są dostępne na stronie.

UBEZPIECZENIE
Posiadanie w trakcie podróży i pobytu na stypendium Erasmus+ ubezpieczenia kosztów leczenia (KL), następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz odpowiedzialności cywilnej (OC zawodowe/na praktyki) jest obowiązkowe.

WIZY I LEGALIZACJA POBYTU
Pomiędzy Polską a krajami UE oraz EFTA obowiązuje ruch bezwizowy (dotyczy obywateli tych państw), jednak w przypadku pobytów przekraczających 90 dni konieczne jest zalegalizowanie swojego pobytu zgodnie z procedurą obowiązującą w danym kraju. Należy zapoznać się dokładnie z informacjami dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych www.gov.pl/web/dyplomacja oraz opcjonalnie zarejestrować wyjazd w systemie Odyseusz (dotyczy wyłącznie studentów posiadających obywatelstwo polskie).

W UCZELNI ZAGRANICZNEJ
W uczelni zagranicznej stypendysta programu Erasmus+ posiada takie same prawa, ale też i obowiązki jak studenci lokalni, co oznacza, że studiuje, uzyskuje zaliczenia oraz zdaje egzaminy bez żadnej taryfy ulgowej. Uczelnia zagraniczna nie ma prawa pobierać od studenta opłat za uczestniczenie w regularnych zajęciach. Możliwe są jedynie standardowe opłaty administracyjne wymagane od wszystkich studentów np. za wydanie legitymacji. Każda zmiana zaplanowanego programu i okresu studiów w uczelni zagranicznej wymaga uzgodnienia i akceptacji UMK w formie pisemnej, pod rygorem unieważnienia umowy.